سياسة حفظ الوثائق والسجلات واتلافها

 مقدمة:

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على المؤسسة اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة.

النطاق:

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح المؤسسة وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات المؤسسة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق:

يجب على المؤسسة الاحتفاظ بجميع الوثائق في مقر المؤسسة، وتشمل الآتي :

– اللائحة الأساسية للمؤسسة وأي لوائح نظامية أخرى.

– سجل اجتماعات مجلس الأمناء.

– السجلات المالية والبنكية والعُهد.

– سجل الممتلكات والأصول.

– ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الأمناء تحديد المسؤول عن ذلك.

الاحتفاظ بالوثائق:   

تحفظ المؤسسة وثائقها وفقاً للتقسيمات التالية: ( حفظ دائم – حفظ لمدة 5 سنوات – حفظ لمدة 10 سنوات)

يتم الاحتفاظ بنسخة إلكترونية للملفات حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات.

يتم حفظ نسخ إلكترونية احتياطية في مكان آمن خارج مبنى المؤسسة ( ويمكن الاستفادة من المساحات).

عند طلب أي موظف لأي ملف من الأرشيف فيتم ذلك بموجب توقيع رسمي عند الاستلام والإعادة.

يتم حفظ الوثائق المطبوعة في ملفات مصنفة وفقاً للعام، ضمن تصنيفات داخلية وفقاً للموضوع.

مدة حفظ الوثائق الأساسية:

منوع الوثائقمدة الحفظ
1اللائحة الأساسية للمؤسسة  وأي لوائح نظاميةدائم
2سجل العضوية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامهدائم
3سجل العضوية في مجلس الأمناء موضحا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية/التعيين) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسببدائم
4 سجل اجتماعات وقرارات مجلس الأمناء10 سنوات
6السجلات المالية والبنكية والعهد10 سنوات
7سجل الممتلكات والأصولدائم
8ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات10 سنوات
9سجل المكاتبات والرسائل10 سنوات

إتلاف الوثائق:

عند إتمام المدة النظامية لحفظ للوثائق، ورغبة المؤسسة في التخلص منها، فيتم إعداد محضر إتلاف يحتوي على (تفاصيل الوثائق) التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي.